1. A külföldi kiküldetési rendelvény
A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.).
A kiküldetési rendelvény a saját gépjármű-költségtérítés elszámolásához szükséges. Azon nem kell az üzleti utazáson felmerült egyéb kiadásokat feltüntetni. Az szja-törvény 7. § (1) bekezdés r) pontja szerint a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket.
Ha a munkáltató tulajdonában lévő vagy általa bérelt gépkocsival történik az utazás, akkor a kiküldetési rendelvény használatára nincs szükség, a költségek elszámolása a munkáltató (adóalany) nevére kiállított számla alapján történik.
2. Napidíj kérdése
A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) előírásai szerint a munkáltató köteles megtéríteni a munkavállaló költségét, mely a munkavállaló munkájának teljesítése érdekében merül fel. Amennyiben a munkáltató pl. nem egyes meghatározott juttatásként számolja el a kiküldetés során felmerült étkezés értékét, akkor napidíjat állapíthat meg.
A napidíj összegének meghatározása a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. kormányrendelet alapján és az szja-törvény 3. számú melléklet II. Igazolás nélkül elszámolható költségek fejezet 7. pont b) alpontja szerint történik. A napidíj összegét a munkaadó határozza meg, melyből költségként a bevétel 30 százaléka, de legfeljebb napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg számolható el (tehát a 70% bérként adózik).
A kormányrendelet 3. §-ának (1) bekezdése alapján a kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az időtartam megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulási időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó törtrész – amennyiben legalább 8 óra – egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egész napnak számít.
3. A napidíjon felül elszámolható költségek (szállás, utazás, étkezés stb.)
Minden, a tevékenység érdekében felmerült költség elszámolható. Ebből az utazás és szállás megfelelő számlák alapján adómentesen elszámolható az szja-törvény 7. §. q) pontja alapján. Az étkezés, ha nem napidíjként fizetik, akkor egyes meghatározott juttatásként adózik (Az egyes meghatározott juttatások esetén a munkáltató a juttatás értékének 1,18-szorosára vetítve 15% SZJA-t és 13% SZOCHO-t fizet így a teljes közteher 33,04%)
